Với điều khoản sửa đổi bổ sung này, nếu trong thời hạn được ghi rõ trong Giấy chứng nhận bảo hiểm, NĐBH phát hiện ra bất kỳ tài liệu nào thuộc về bên thứ ba và đang nằm dưới sự trông nom, coi sóc của NBH trong quá trình hoạt động bình thường của NBH, bị phá huỷ, hư hại, thất lạc hoặc mất cắp và sau khi đã tìm kiếm cẩn thận vẫn không tìm được, NBH sẽ bồi thường cho NĐBH đối với trách nhiệm pháp lý của NĐBH phải chịu đối với các bên khác liên quan đến việc các tài liệu đó bị phá huỷ, hư hại, thất lạc hoặc mất cắp, và chi phí khôi phục lại tài liệu bỏ ra với mục đích tạo lập lại các tài liệu bị phá huỷ, hư hại, mất cắp đó. Ngoài ra, NBH còn thanh toán các chi phí, phí tổn phát sinh với sự đồng ý bằng văn bản của NBH trong việc bào chữa, kháng án hoặc giải quyết bất kỳ khiếu nại nào liên quan đến trách nhiệm phát sinh do việc mất tài liệu. Tuy nhiên, nếu khoản tiền thanh toán để từ chối/chấm dứt khiếu nại vượt quá giới hạn bồi thường theo Đơn bảo hiểm, trách nhiệm của NBH đối với các chi phí, phí tổn đó sẽ theo tỷ lệ tương ứng giữa giới hạn bồi thường theo Đơn bảo hiểm đối với khiếu nại đó và số tiền đã thanh toán nhằm từ chối/chấm dứt khiếu nại.
Các khiếu nại đối với chi phí, phí tổn phát sinh do NĐBH thay thế, khôi phục các tài liệu sẽ phải có hoá đơn, chứng từ chứng minh; những hóa đơn, chứng từ này phải có sự chấp thuận, thông qua của một người có đủ thẩm quyền được NBH chỉ định với sự chấp thuận của NĐBH.
Mặc dù vậy, NBH không bồi thường cho NĐBH đối với các trách nhiệm, các chi phí, phí tổn mà:
– NĐBH phải bồi thường theo Đơn bảo hiểm này cho dù không có sửa đổi bổ sung này,
– NĐBH phải bồi thường theo các Đơn bảo hiểm khác,
– Phát sinh từ việc các tài liệu bị hư hỏng tự nhiên theo thời gian, do mối mọt gây ra, do các điều kiện thời tiết, khí hậu trừ khi những hư hỏng, thiệt hại đó có thể bảo hiểm được theo Đơn bảo hiểm hoả hoạn,
– Do sự xuất hiện của dòng từ trường, hoặc do mất từ tính, trừ khi các hiện tượng này do sét đánh gây ra,
– Do bất kỳ hành động tịch thu, sung công, quốc hữu hoá hoặc việc phá huỷ tài liệu được thực hiện theo lệnh của các cơ quan chính phủ trực tiếp hay gián tiếp gây ra.