Ngày nay, truyền thông doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc hình thành và khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp, đưa công ty phát triển vượt bậc. Tuy mỗi công ty sẽ có cho mình một cách quản trị truyền thông doanh nghiệp khác nhau, nhưng nhìn chung đều tuân theo một quy trình giống nhau. Vậy một quy trình truyền thông hiệu quả bao gồm các bước nào? Thế nào là truyền thông nội bộ và bên ngoài? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Truyền thông doanh nghiệp là gì?

Hiểu một cách đơn giản, truyền thông doanh nghiệp là tập hợp các hoạt động tuyên truyền, truyền tải thông tin từ doanh nghiệp đến với các đối tượng khác nhau như công chúng, khách hàng, đối tác tiềm năng, đối thủ cạnh tranh, .. và thậm chí là nhân viên trong công ty.

Truyền thông doanh nghiệp được chia làm hai bộ phận chính là truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài. Cụ thể:

- Truyền thông bên ngoài là cách thức doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu hoặc các sản phẩm, dịch vụ thuộc quyền sở hữu của mình đến với công chúng nhằm xây dựng sự tin cậy giữa doanh nghiệp và công chúng. 

- Truyền thông nội bộ là hình thức trao đổi thông tin giữa người lao động trong tổ chức hoặc giữa các phòng ban khác nhau trong cùng một công ty. Mục đích của việc này nhằm gia tăng sự gắn bó, gắn kết giữa các cá nhân làm việc trong một tập thể.

>>> Xem thêm: Nâng tầm truyền thông doanh nghiệp với Kompa

Để quản trị truyền thông doanh nghiệp tốt, cần sự phối hợp toàn diện từ cả nội bộ và bên ngoài

II. Các cách quản trị truyền thông doanh nghiệp tốt nhất

Xác định rõ khách hàng mục tiêu 

Việc xác định rõ khách hàng mục tiêu sẽ ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của chiến dịch truyền thông mà công ty bạn đang triển khai. Đối với từng tệp khách hàng, doanh nghiệp sẽ thiết kế từng loại sản phẩm, dịch vụ và chiến dịch truyền thông khác nhau. Vì thế, doanh nghiệp cần xác định rõ đâu là khách hàng tiềm năng, đâu là khách hàng hiện hữu để có phương án làm việc hiệu quả. 

Chọn ra người chịu trách nhiệm chính

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có một người phụ trách chính nhằm đảm bảo mọi việc diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ. Thông thường, để có thể đảm nhận tốt vị trí quản lý một quy trình, một nhà quản trị cần đòi hỏi những yếu tố sau:

- Kỹ năng viết lách tốt, có kiến thức về mảng content marketing, social media, email marketing, …

- Kỹ năng nghiên cứu thông tin, phân tích số liệu, xác định xu hướng thị trường, đánh giá rủi ro.

- Khả năng brainstorming tốt, đưa ra những ý tưởng khả thi và backup plan cho từng chiến dịch truyền thông.

- Đo lường được hiệu quả truyền thông, viết báo cáo về chiến dịch.

- Khả năng quản lý, giao tiếp, lãnh đạo, xử lý vấn đề, … là các yếu tố tiên quyết cần có ở một người quản trị truyền thông doanh nghiệp.

- Xây dựng lộ trình thực hiện 

- Khi quyết định xong các yếu tố then chốt là mục tiêu và con người, bước kế tiếp, nhà quản trị sẽ phải lên một kế hoạch đầy đủ, chi tiết cho hoạt động truyền thông doanh nghiệp, bao gồm:

- Mục tiêu: Phân biệt giữa mục tiêu nội bộ và mục tiêu bên ngoài, phải đáp ứng được 5 tiêu chí của nguyên tắc S.M.A.R.T. 

- Đối tượng hướng tới: Người ảnh hưởng đến cộng đồng, chuyên gia trong lĩnh vực, các cơ quan ban ngành, nhóm, cộng đồng trên mạng xã hội, cơ quan báo chí, truyền thông, …

- Xây dựng chiến lược truyền thông: Xác định bằng các câu hỏi “Công cụ doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động truyền thông là gì?”, “Cách doanh nghiệp đưa thông tin đến với công chúng như thế nào?”, “Quá trình tiếp cận các đối tượng ra sao?”,...

- Phân tích rủi ro: Đặt ra phương án dự phòng cho trường hợp xấu.

- Xây dựng tiêu chí đánh giá: Giúp nhà quản trị theo dõi thành công và hạn chế gặp phải khi chạy sự kiện truyền thông. 

Sử dụng nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu chính khi quản trị truyền thông doanh nghiệp 

Dự trù ngân sách 

Việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn cân đối các khâu trong kế hoạch truyền thông sao cho phù hợp. Xây dựng một bản kinh phí chi tiết, hoàn chỉnh sẽ giúp sự kiện truyền thông của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và mang lại thành công cao hơn. 

Thực hiện và đánh giá lại kế hoạch

Triển khai chiến dịch truyền thông và cũng không quên đánh giá lại kế hoạch thường xuyên như một phần của chiến dịch. Đây là cách giúp bạn nhìn nhận ra những ưu điểm và nhược điểm của việc quản trị truyền thông doanh nghiệp. 

Một doanh nghiệp hoạt động bền vững khi “bộ mặt thương hiệu” được chăm chút kỹ lưỡng  

Qua bài viết trên, chắc hẳn bạn  cũng đã hình dung ra đâu là cách quản trị truyền thông doanh nghiệp và xây dựng một quy trình quản trị đạt được hiệu quả. Nên nhớ, một doanh nghiệp muốn phát triển lâu bền khi và chỉ khi tiến hành truyền thông doanh nghiệp toàn diện từ nội bộ đến bên ngoài. 

>>>Xem thêm: Hướng dẫn quản trị truyền thông đa kênh dành cho doanh nghiệp